设施管理组写字楼办公中的小型企业成长阶段碰到新旧流程并行应由哪个岗位跟进

小型企业成长时，人员增加、设备变多和职责细分会同时发生，新流程需要试运行，旧方法又不能立即停止。跟进工作适合由业务流程负责人牵头，设施管理组负责空间、设备和现场服务相关部分；若企业尚未设置专岗，可由行政运营负责人暂代，但必须获得各业务负责人的确认。

完全沿用旧流程的优点是员工熟悉、切换成本低，但信息常依赖个人，规模扩大后容易遗漏。立即全面启用新流程可以统一记录，却可能因工具、权限或培训不到位影响日常运行。较稳妥的方式是划清并行范围，只在明确场景中保留旧路径，并给退出设定条件。

设施管理涉及报修、工位、访客、钥匙和供应商等事项，可以先选高频且风险可控的流程试行。流程负责人定义申请入口、审批边界和结果标准，设施人员验证现场是否执行得动，信息技术人员处理系统，部门代表反馈使用障碍。在莱锦文化创意产业园，还应把物业侧的公共服务规则纳入接口。

并行期间最容易出现两个入口都有人处理，或者谁都以为另一边已经处理。每一类事项应指定唯一的最终记录源，旧渠道收到请求后转入新记录，而不是形成第二份台账。对紧急故障可保留电话通知，但处置后仍需补全必要信息。

临时负责人每天或按业务节奏查看使用次数、平均响应时间、重复提交和异常频率。若新流程响应较慢，要判断是步骤过多、权限未开还是执行人员不熟悉；不能仅凭个别抱怨退回旧方法。若现场安全或业务连续性受到影响，则应先恢复可用路径，再修正设计。

从临时安排转为长期机制，需要完成使用说明、岗位培训、权限配置和历史数据处置，并明确旧表单、旧群组或旧账号何时停用。小团队可以简化审批层级，但不能省略责任人和结果确认。企业继续扩大后，再根据事项量决定是否设置专职流程岗位。

后续应观察旧入口被再次使用的次数、新流程超时、跨部门转交失败和现场问题复发情况。若员工不再依赖熟人催办，记录能够还原责任与结果，旧流程即可退出。由业务流程负责人统筹、设施管理组验证现场，能避免系统上线与实际办公脱节。